5 ventajas de llevar a cabo un proceso de digitalización de la información

Una oficina, un despacho o un almacén de documentos tradicional, atestados todos ellos de hatillos de papel o de cientos de archivadores clasificados en estanterías, invitan a muchas cosas: a imaginar una historia de fantasía; a soñar con descubrir un incunable; a dar, por casualidad, con un documento que cambie el rumbo de la historia o de una historia…invitan a cualquier cosa menos a disponer de esa documentación para trabajar con, sobre y en ella.

Los métodos de almacenaje tradicionales son muy evocadores pero muy, muy poco prácticos y para demostrarlo llegaron hace más de dos décadas los medios digitales de almacenaje.

Sí, hace más de dos décadas, y si nos ponemos puntillosos en algunos casos más de tres y de cuatro, que la digitalización de la información empezó a llegar a los despachos, oficinas y almacenes de información, en general, para quedarse. ¿Por qué? Porque no hay espacio ni profesional que se resista a la capacidad organizativa de la digitalización de la información ni a las ventajas derivadas de ella.

No es tarea fácil resumir en cinco las ventajas de llevar a cabo un proceso de digitalización de la información tratándose como se trata de una herramienta transformadora de todos y cada uno de los departamentos de una empresa, del modelo de trabajo de la misma, de la relación entre los trabajadores y de estos con los clientes.

Todo cambia, todo se transforma cuando una empresa desarrolla un proceso de digitalización y todo, absolutamente todo, son ventajas. Empecemos por una de las más valoradas quizá por tratarse de una de las más comprometidas.

1- Incremento de la seguridad en la producción, gestión, reproducción y disposición de los documentos. La digitalización de la información permite a una empresa llevar el control absoluto de su patrimonio documental. Las claves, a la cabeza de las herramientas de protección más extendidas, actúan como centinelas de esa información que, aunque puede fluir libremente por los canales conectados de las redes empresariales, es susceptible de restricciones en función de su relevancia o de su índice de sensibilidad.

Mucho más seguro que una soporte físico guardado en cajas y archivado en almacenes protegidos por una cerradura, o dos o tres…¿no les parece?

2- En segundo lugar nos encontramos con una ventaja intrínseca de la digitalización de la información: el ahorro de espacio físico. Para visualizar esta ventaja podemos volver a la imagen anterior o a la de cualquier serie de espionaje cuya acción se sitúe en el siglo pasado: los almacenes llenos de estanterías y pasillos, los inmensos almacenes de información archivada en el soporte físico por excelencia: el papel.

Independientemente del tamaño de la empresa, porque su dimensión y la de su espacio de almacenaje de documentos en papel siempre serán directamente proporcionales, el volumen de datos archivados requiere mantener espacios dedicados exclusivamente a almacenar documentos que, además, se deterioran con el tiempo, los agentes ambientales y el uso, hasta llegar a quedar, incluso, inservibles. Frente a este deterioro inevitable, con la digitalización se asegura la pervivencia documental sin límite de tiempo.

3- La digitalización de la información optimiza notablemente los recursos de la empresa, la interconectividad entre departamentos y el trabajo en equipo, lo que acaba convirtiéndose en un incremento de la eficiencia que, lógicamente, conduce a aumentar tanto los beneficios como la cartera de clientes.

Es sencillo, la digitalización de la información permite compartir documentos y agilizar los procesos de búsqueda, acceder a documentación mucho más rápido que si estuviéramos trabajando en una de esas oficinas bajo las cuales se extienden hileras de estanterías con sus carpetas correspondientes o que si se tuviera la necesidad de localizar un documento y para ello desplazarse a otro punto de la oficina o despacho para entrar en la “habitación del pánico”, esa en la que se encuentran más o menos ordenados y archivados o, sencillamente, amontonados, cientos de documentos.

4- La digitalización de la información transforma la relación con los clientes y el modelo de trabajo, lo dinamiza, incrementa su eficiencia, hace que desaparezcan los lastres de antaño, aquellos: “vuelva usted mañana cuando hayamos encontrado el certificado” o “cuando el departamento de marketing nos entregue los datos” o también, “denos su dirección de correo postal y le enviaremos el catálogo”.

La ausencia de gestiones que se dilatan en el tiempo y que hacen perder tiempo a la empresa y al cliente, es sustituida por la inmediatez, esa exigencia, esa cualidad, esa estrategia tan necesaria en el mundo empresarial actual en el que carecer de ella puede ser sinónimo de desaparecer del sector, sea cual sea el sector empresarial al que pertenezca la empresa e independientemente del tamaño de la misma.

Agilizar la gestión de los diversos departamentos no es una ventaja exclusiva para los trabajadores, el cliente del siglo XXI, de la tercera década del siglo XXI, sabe detectar perfectamente la empresa que pertenece a su tiempo y la que no. El motivo es sencillo, hablamos de un cliente digital que quiere trabajar con una empresa digital. No hay nada más que añadir.

5- ¿Cuál podría ser la quinta ventaja que ofrece la digitalización de la información en un mundo que ya ha empezado a concienciarse de la necesidad de cuidar el medio ambiente? Exacto, la sostenibilidad y más concretamente la aportación que la digitalización hace a la sostenibilidad por su propia dinámica de funcionamiento al margen del consumo de papel.

La digitalización de la información asegura el espacio para el almacenaje de documentos y la conservación de los mismos; restringe y permite el acceso a ellos según las necesidades de la empresa y, además, los clientes perciben el dinamismo de un equipo que trabaja en red y se benefician de las consecuencias. Y todo esto contribuyendo al desarrollo de un futuro más sostenible. Ciertamente, no se puede pedir más.