3 puntos clave a la hora de implementar un software de gestión

Partimos de un primer acto tranquilo.

Usted dirige una empresa que forma parte de un tejido empresarial aparentemente estable. Salvo alguna que otra turbulencia, la gestión funciona casi por inercia, hay una calma relativa que invita a la tranquilidad hasta que un día, de repente, una pregunta, unas palabras adquieren una presencia que, en inicio, puede percibirse como una amenaza: ¿alguien ha dicho software de gestión?

De golpe, el entorno y la actualidad parecen disponer de herramientas para disturbar la placidez empresarial de su negocio, que, en esta vorágine de transformación digital, sorteaba, aparentemente, los vientos del cambio. Visto así, puede parecer el inicio de una conspiración.

Quizá no sea nada, sin embargo, su instinto lo ha puesto en alerta.

Primero será empezar a escuchar, con una reiteración desacostumbrada, la expresión software de gestión. Poco después, la curiosidad conducirá a iniciar la búsqueda de información al respecto. Quizá se le cruce por la mente alguna idea de negación similar a un “a mi empresa no le hacen falta este tipo de herramientas” y, más tranquilo, usted actúe como si no hubiera pasado nada, pensando que se ha tratado de una novedad pasajera que pasará sin pena ni gloria.

Y un buen día, un socio, un cliente o un colega, sin más, volverá a utilizar la expresión y, además, la valorará de forma positiva, tan positiva que expondrá con claridad la cuenta de resultados, los beneficios que ha obtenido con la implementación de un software de gestión.

Y ahí, probablemente, usted se rendirá a la evidencia.

¿Por qué no evitamos todo ese proceso?

No se trata de una moda, en absoluto de una herramienta vedada a empresas en función de su tamaño, ni siquiera está diseñada para un tipo de negocio concreto. Nada de eso. El software de gestión es mucho, mucho más, hasta el punto de poder llegar a convertirse en el factor que determine la pervivencia de su negocio en el panorama empresarial.

Recibir información y digerirla pone en marcha la transformación.

Surge la pregunta del millón y usted empieza a atar cabos: ¿Y si la respuesta a las dudas sobre el futuro digital de mi empresa estuviera en un proceso de digitalización?

Apenas habrán pasado unas horas, puede que incluso minutos y la segunda pregunta se abrirá paso como un relámpago, ¿y qué es lo que tendría que digitalizar?

Y sin solución de continuidad la tercera y determinante cuestión, ¿y quién va a asesorarme y a llevar a cabo el proceso de implementación de software de gestión?

Llegados a este punto, lo más difícil ya está hecho. La verdad se ha revelado en forma de tres preguntas que muestran, a su vez, los tres puntos clave a la hora de implementar un software de gestión:

1- El tipo de actividad que se desarrolla determina diferentes implementaciones de software de gestión.

Es básico definir el modelo de empresa en el que se va a implementar el software. En este sentido, el tipo de actividad que desarrolle será decisivo a la hora de llevar a cabo la selección concreta del producto o productos que mejor se adapten a sus necesidades.

Será necesario desarrollar un estudio detallado a cerca de las características de su empresa, de las áreas que pueden precisar las herramientas de software de gestión y las que no lo necesitan. Se va a diseñar y desarrollar un proceso de digitalización y eso es como cortar paño para hacer un traje a medida. Será preciso estudiar el tipo de paño, la hechura del traje y, lo más importante, haber tomado bien las medidas.

2- Tanto el volumen de datos procesados como la función de esos datos, su gestión y los objetivos de la misma, ayudarán a definir con precisión el modelo de software de gestión apropiado.

Decidido el tipo de software de gestión que la empresa necesita, se impone elegir el producto o productos dentro de la gama de bloques o familias que la tecnología puede ofrecerle.

Para ello, es más que conveniente determinante, conocer el volumen de datos procesados, esos que el nuevo software va a encargarse de gestionar. Y, en segundo lugar, saber cuál es la utilidad de esos datos, es decir, para qué los necesita su empresa y cómo desea gestionarlos.

En función de esas dos variables, se llevará a cabo la adquisición del producto adecuado.

3- Las diferentes implementaciones se combinarán para optimizar recursos gracias a la intervención de un equipo profesional. Un equipo que pueda aconsejar implementar y prestar soporte es de vital importancia tanto para gastar estrictamente lo necesario en el proceso, como para rentabilizar al máximo la inversión.

Un equipo de profesionales que, además de asumir el estudio y diseño de las acciones a desarrollar, se responsabilice de incidencias que puedan surgir y proponga mejoras en base a los resultados obtenidos, será determinante en el proceso.

Resumiendo, tres claves para la implementación de software de gestión: tipo de actividad y selección de áreas a digitalizar; volumen de datos y gestión de los mismos y, por último, elección del software de gestión adecuado por un equipo profesional que se encargue del proceso en su inicio, mantenimiento y optimización.

La duda se desvanece, ya está dentro, acaba de visualizar el futuro y se ha dado cuenta de que, efectivamente, a su empresa le hacían falta, y mucha, este tipo de herramientas.